Webdesign Outsourcing

Sie können beim Webdesign Outsourcing viel Zeit und Geld sparen. Doch wie genau geht das? Bild von ©zephyr_p – de.fotolia.com

Sicher kennen Sie als Werbeagentur das Problem: Auf Ihrem Schreibtisch oder dem Ihrer Mitarbeiter häufen sich langatmige, triste Aufgaben, wie das Programmieren oder Bugfixing von Webseiten. Diese Aufgaben müssen jedoch erledigt werden, da sie sogar essentiell für Ihre Arbeit sind. Trotzdem sind sie sehr zeitintensiv und lassen kaum Platz für Ihr individuelles Kerngeschäft: Das eigentliche Webdesign. Viele Kreativagenturen haben das Problem erkannt und die Lösung gefunden: Outsourcing. Dadurch können Sie nachweislich Zeit und Personalkosten sparen. Doch was genau ist im Webdesign Outsourcing? Was sind die Vor- und Nachteile? Wann sollten Sie outsourcen? Lesen Sie jetzt diesen Beitrag und erfahren Sie die Antworten auf diese Fragen.

 

Per definitionem – Outsourcing

Outsourcing bezeichnet die Auslagerung von Arbeitsprozessen oder Unternehmensteilen auf Drittanbieter, die auf die Ausgelagerten Aufgabenbereiche spezialisiert sind. Dabei handelt es sich nicht um eine Kooperation zweier Firmen. Die Aufgabenbereiche, die der Dienstleister erledigen soll, werden inhaltlich und zeitlich im Vertrag definiert. Auch die Kosten werden festgelegt. Im Großen und Ganzen gewinnen Sie beim Outsourcing externes Personal dazu.

Was früher noch das typische Call-Center in Indien bedeutete, hat sich in den letzten Jahren deutlich entwickelt. So bezieht es sich jetzt auf weitere Bereiche. Für Webdesign Agenturen können die Programmierung oder die technische Wartung der Kundenwebseiten übernommen werden. Damit können sie selbst sich voll auf ein professionelles Webdesign konzentrieren.

 

Warum sollten Sie outsourcen?

Viele Unternehmen – egal welcher Branche – lagern heutzutage ganze Geschäftsprozesse aus. „Diesen Bereich haben wir outgesourct“ ist ein fester Bestandteil der Businesssprache geworden. Doch welche Vorteile bringt das Auslagern von Arbeitsbereichen überhaupt?

1. Kostenersparnis

Dieser Vorteil ist der größte und naheliegendste: Wenn Sie externe Mitarbeiter bezahlen, müssen Sie keine internen Mitarbeiter einstellen. Vor allem, wenn Sie Bereiche Ihrer Arbeit ins Ausland verlagern, können Sie bis zu 60 % an Personalkosten einsparen. Denn die Arbeitslöhne sind in Ländern, die beliebte Outsourcing-Locations sind oft deutlich niedriger. Dies ist zum Beispiel in Indien oder China der Fall. Dabei können Sie in dem jeweiligen Vertrag festlegen, dass Sie nur die Leistungen zahlen müssen, die tatsächlich erbracht wurden.

Außerdem müssen Sie keine neue Infrastrukturen in Ihrem Unternehmen (IT-Anlagen, Büroräume, bestimmte Programme oder Fortbildungen) aufbauen und finanzieren. Der Drittanbieter kümmert sich nämlich um seine eigene Infrastruktur und erbringt auch darüber die Leistungen für Sie.

2. Zeit ist Geld? Auf jeden Fall!

Das Outsourcing bringt Ihnen natürlich eines viel mehr: Zeit. Und diese können Sie nutzen, um weiter Ihrem Kerngeschäft nachzugehen. Im Webdesign heißt das für Sie: Mehr Projekte annehmen und mehr Webseiten gestalten können. Andere erledigen für Sie währenddessen das Programmieren und Codieren, Wartungen oder Bugfixing. Und dies bedeutet natürlich auch einen höheren Umsatz!

3. Experten und Spezialisten

Wenn Sie Aufgabenbereiche outsourcen, bekommen Sie gleichzeitig die Gelegenheit, genau in diesen Gebieten Experten und Spezialisten zu beauftragen. Die können Sie mit ihrer Erfahrung optimal unterstützen. Sie müssen also keinen Programmierer einstellen, sondern können einfach einen beauftragen. Dieser besitzt in den meisten Fällen bereits langjährige Erfahrung in dem jeweiligen Bereich und kann die Arbeit daher besser ausführen.

Beim Outsourcing ist eines klar: Was für Sie Nebentätigkeiten sind, ist für Drittanbieter das Kerngeschäft. Das bedeutet Erfahrung, Fachwissen und vor allem eine höhere Motivation beim Erbringen der Leistungen. Wenn Sie externe Mitarbeiter Ihre Aufgaben übernehmen lassen, können Sie also erwarten, dass diese alle in hoher Qualität erledigt werden.

Spezialisten, die einen Teil Ihrer Arbeit übernehmen, sind in Ihren eigenen Arbeitsprozessen bereits optimiert. Auf diese Weise können sie Aufgaben schneller erledigen, als Sie es könnten. Durch die Auslagerung Ihrer Arbeit gewinnen Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit. Diese können Sie nutzen, um neue Webseiten für Ihre Kunden zu gestalten. dadurch vollenden Sie Ihre Projekte deutlich schneller und mit höherer Effizienz.

4. Immer flexibel durch Webdesign Outsourcing

Stellen Sie sich vor, Sie haben in Ihrem Unternehmen genau die Aufträge angenommen, die Sie maximal annehmen können. Kurz: Sie haben Ihre Kapazitätsgrenze erreicht. Nun fallen plötzlich Arbeiten an, auf die Sie nicht vorbereitet waren, die Ihren Zeitplan komplett sprengen. Problematisch? Mit Outsourcing kein Problem. Denn hierbei ist es möglich, bestimmte Aufgaben flexibel auszulagern. Dadurch können sie professionell und effizient erledigt werden, auch wenn die Aufgabenkapazität Ihres Unternehmens bereits ausgereizt ist.

5. Transparenz

Erledigte Arbeiten werden durch Dienstleister und mit Websitebriefings oft klarer definiert als von Mitarbeitern, die intern arbeiten, da sie an Haftungs- und Vergütungsregeln gebunden sind. Dadurch werden Sie für Sie transparenter und einfacher zu überschauen. Zudem können Sie genau überblicken, wie viel Sie für welche Bereiche ausgeben.

Zusammenfassend:

Durch Outsourcing sparen Sie Zeit und Geld, und können sich außerdem noch auf die Dinge konzentrieren, die Ihren Job ausmachen. Dabei müssen Sie sich nicht um die Qualität der erledigten Arbeit sorgen.

 

Probleme und Risiken beim Outsourcing

1. Abhängigkeit

Wenn Sie Aufgabenbereiche auf einen externen Anbieter übertragen, existiert natürlich ein großer Knackpunkt: Sie sind abhängig davon, ob und wie der Dienstleister den Auftrag nach Ihren Anforderungen erledigt. Wenn dieser nicht zur Genüge und nach Ihren Ansprüchen arbeitet, stehen Sie vor dem Aufwand, Mängel nachzuarbeiten. Vor allem in IT Bereichen kann dies zu nervenaufreibenden Korrekturschleifen führen, wenn die Codierung nicht so läuft, wie gewünscht, oder Bugfixings mangelhaft ausgeführt wurden.

2. Missverständnisse, Kommunikation und kulturelle Unterschiede

Viele Firmen lagern in weit entlegene Teile der Welt wie beispielsweise nach Asien aus. Dies kann neben der Zeitverschiebung und der Sprachbarriere noch einen weiteren Nachteil mit sich bringen: Kulturelle Unterschiede.

Denn obwohl die Kommunikation in ferne Länder durch das Internet fast problemlos von der Hand geht, bestehen verschiedene Mentalitäten zwischen den Ländern. Das bezieht sich auf Werte wie Arbeitsmoral und Arbeitsweise, Pünktlichkeit und Zuverlässigkeit. Was hier eine Selbstverständlichkeit ist, kann in einem anderen Land schon eine ganz andere Bedeutung haben.

Dadurch entstehen schnell Missverständnisse, die den Arbeitsprozess unterbrechen und zu langwierigen Diskussionen oder zu Korrekturschleifen und zu Wartezeiten führen. Sie sollten sich vor dem Outsourcing immer über eventuelle Unterschiede bezüglich anderer Werte informieren. Äußern Sie außerdem Ihre Anforderungen bei der Beauftragung explizit, um Missverständnisse zu vermeiden.

3. Eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten

Egal ob mit oder ohne Outsourcing – Sie sind abhängig von Ihren Mitarbeitern. Beziehungsweise von der Art, wie diese Ihre Arbeit machen. Dies können Sie in Ihrem Unternehmen über firmeninterne Prozesse wie Meetings oder sonstige Rücksprachen kontrollieren, beim Outsourcing ist es jedoch deutlich schwieriger. Die Kontrollmöglichkeiten hierüber sind meist über den jeweiligen Outsourcing-Vertrag festgelegt und können nur bedingt an kurzfristig geänderte Gegebenheiten angepasst werden. Allein dies ist für viele Webdesigner das K.O.-Kriterium, das Auslagern von Arbeitsteilen nicht zu riskieren.

4. Mikromanagement

Viele Unternehmen scheitern beim Outsourcen daran, dass Sie statt im Codieren oder Bugfixing im Mikromanagement des Outsourcens untergehen. Das geschieht, wenn Sie einen Anbieter haben, dessen Zuverlässigkeit nicht gewährleistet ist, sodass er ständig kontrolliert werden muss. Die Kontrolle über diesen Anbieter kosten Sie unnötig Zeit und sind der Grund, warum viele Unternehmen beim Outsourcen scheitern.

5. Zeitunterschied

Der Zeitunterschied zu einem klassischen in klassischen Outsourcing-Ländern wie Indien oder China beträgt 3,5 bis 4,5 Stunden, oder sogar noch mehr. Die sich überschneidende Arbeitszeit ist hier deutlich verkürzt, wodurch für die Absprache weniger Zeit bleibt. Wenn Sie kurzfristig Aufträge annehmen, die Sie an einen Entwickler übertragen müssen, können Sie diesen nicht sofort erreichen, da er in seinem Land gar nicht arbeitet. Stattdessen kann es sein, dass Sie bis zu 12 Stunden arbeiten müssen, bis Sie ihn beauftragen können. Das führt zu unnötig langen Wartezeiten.

 

Wie kann das umgangen werden?

Die Probleme und Risiken verblassen, wenn Sie der Umsetzung einige Punkte beachten. Dadurch können Sie für sich den größtmöglichen Profit aus der Auslagerung Ihrer Arbeit ziehen.

Schritt für Schritt statt Schlag auf Schlag

Wenn Sie die Entscheidung treffen, Arbeitsbereiche auszulagern, sollten Sie klein anfangen. Lagern Sie erst kleinere Projekte aus – tasten Sie sich darüber vorsichtig an den Prozess ran. Dadurch überbrücken Sie Aufwände in Zeit und Management bereits im Beginn einer Zusammenarbeit. Außerdem können Sie testen, ob der jeweilige Partner verlässlich oder belastbar ist, ohne dabei größere Verluste in Kauf nehmen zu müssen.

Dabei sollten Sie genau analysieren, welche Bereiche Ihrer Projekte sich für Sie zum Outsourcen lohnen. Ein Prozess, der weniger auf Bauchgefühl als auf kühlen Berechnungen aufbaut.

Outsourcing: Organisiert – Optimiert

Sie kennen nun die Nachteile bei der Auslagerung bestimmter Arbeitsprozesse. Wenn Sie diese in der Planungsphase beachten und Präventivmaßnahmen ergreifen, können Sie diese Risiken in den Griff kriegen: Achten Sie schon bei Abschluss des Vertrags darauf, dass

  • Alle Leistungen und Bedingungen genau definiert sind
  • Möglichkeiten zur Kommunikation und Arbeitskontrolle vorhanden sind
  • Sie maximalen Profit für den Prozess erreichen und für sich alle Vorteile nutzen können.

Seien Sie ruhig kleinlich am Anfang, denn jede noch so kleine Änderung im Arbeitsablauf kann Ihnen Zeit und Geld kosten. Eine Möglichkeit, sich mit Anbietern über die zu erledigenden Aufgabenbereiche einig zu werden, sind Websitebriefings. Was diese ausmacht, und warum sie sehr nützlich sein können, sehen Sie hier.

 

Wann sollten Sie outsourcen?

Viele Firmen treffen die Entscheidung, ob und wann sie outsourcen sollten, nach Bauchgefühl. Nach einer Abwägung von Vor- und Nachteilen, doch das reicht längst nicht. Beim Outsourcing geht es um das Geld, das Sie bei der Produktion von Produkten einsparen können. Wenn Sie etwas viel günstiger produzieren können, wieso sollten Sie es dann nicht tun? Um zu analysieren, wann Sie outsourcen sollten, sollten Sie also Kosten vergleichen. Das geht mit dem sogenannten Break-even-Point.

Was ist das?

Bis zu einem gewissen Punkt ist externes Personal günstiger als Festangestellte. Ab da jedoch lohnt es sich, Entwickler fest einzustellen. Dieser Punkt wird in der Betriebswirtschaft als Break-even-Point bezeichnet.

Der Break-even-Point bezeichnet genau den Zeitpunkt, an dem es egal ist, ob Sie einen bestimmten Arbeitsprozess outsourcen oder nicht. Vor dem Break-even-Point ist Outsourcing sinnvoll, danach sollte der jeweilige Bereich im Haus erledigt werden. Sie ermitteln den Break-even-Point, indem Sie Kosten und Nutzen von Auslagerung und Eigenarbeit vergleichen.

Dabei setzt sich der Break even Point zusammen aus den produzierten Einheiten, den festen und den variablen Kosten. Hierbei ermitteln Sie die Menge, die Sie produzieren müssen, um genau auf den Punkt zukommen, an dem Kosten und Gewinn sich ausgleichen. Anschließend vergleichen Sie das Ergebnis mit der Menge, die Sie wirklich produzieren.

Menge der verkauften Einheiten im Break-even-Point = Fixkosten / (Preis – variable Kosten)

Beim Outsourcing unterscheiden Sie in der Formel zwischen den variablen Kosten von Eigenproduktion und Auslagerung. Fixkosten fallen beim Outsourcing weg, da alle anfallenden Kosten variabel sind.

Menge der verkauften Einheiten im Break-even-Point = Fixkosten / (variable Kosten (Outsourcing) – variable Kosten (Insourcing))

Wenn die Menge Ihrer momentan produzierten Einheiten unter dem Ergebnis der Rechnung liegt, ist es sinnvoller, den jeweiligen Arbeitsprozess auszulagern. Wenn er jedoch darüber liegt, ist eine Eigenproduktion lohnenswerter.

 

Die Welt steht Ihnen offen – Wohin sollten Sie outsourcen?

Outsourcing bedeutet längst nicht mehr nur nach Indien oder China. Es gibt viele Teile der Welt, in die vor allem das IT Outsourcing durchaus Sinn ergeben würde. Dabei kann das Land nicht nur über die Personalkosten bestimmen, sondern auch über organisatorisches wie Kommunikation oder Zeitverschiebung.

Welche Art von Outsourcing gibt es?

In der IT Branche wird generell zwischen zwei Arten des Outsourcings unterschieden. Nearshoring bezeichnet dabei die Auslagerung von Arbeitsbereichen und Prozessen in nahegelegene oder Nachbarländer. Dafür bieten sich für Deutschland die osteuropäischen Länder, aber auch Irland oder Spanien an. Das Outsourcen in weit entlegene Länder nennt man Offshoring. Die beliebtesten Länder dafür sind Indien, China oder Malaysia.

Jede Möglichkeit des Outsourcens hat Ihre eigenen Stärken auf verschiedenen Gebieten. Es gibt meist keine „richtige Methode“. Entscheiden Sie selbst, welche Vorteile für Ihr Unternehmen am meisten profitabel sind, und welche Nachteile Sie in Kauf nehmen wollen.

Personalkosten

Im Near- und Offshoring kann es zu deutlichen Kostenunterschieden kommen. Hierbei kommt es jedoch mehr darauf an, in welcher Stadt der Anbieter sich befindet, als in welchem Land. Da die Lebenshaltungskosten in Großstädten höher sind als in kleineren Städten, werden auch die sich dort befindlichen Anbieter teurer sein.

Generell kann bei den Kosten die Zugehörigkeit zur EU des jeweiligen Landes als wichtiger Faktor gesetzt werden. Die Gehälter in EU-Mitgliedsstaaten sind nämlich oft höher als in Nicht-Mitgliedsstaaten. Zudem kann man im Allgemeinen sagen, dass die Personalkosten in Indien und China geringer sind als in Osteuropa. Wenn man nur die Personalkosten betrachtet, erscheint Offshoring als die attraktivere Art des Outsourcens.

Sprachbarrieren

Englisch ist in der IT Branche allgemein als Hauptsprache zur Verständigung anerkannt. Dadurch sollte zum Job eines Anbieters für das Outsourcen von IT Entwicklung und Gestaltung auch das Beherrschen der Englischen Sprache gelten. Trotzdem gibt es hierbei beim Near- und Offshoring Unterschiede.

In Indien wird Englisch mit starkem Akzent gesprochen, an den viele sich erst gewöhnen müssen, bevor sie ihn einwandfrei verstehen können. Trotzdem ist Englisch für viele Inder die zweite Muttersprache, wodurch fast garantiert ist, das Sie mit Englisch verstanden werden.

Das ist in Nearshoring Ländern nicht immer der Fall. In Osteuropa zum Beispiel wird Englisch zwar in den Schulen gelehrt, jedoch ist sie nicht so geläufig wie in anderen Ländern. Osteuropäisches Personal hat oft nur wenig Praxiserfahrung mit Englisch und kann die Sprache daher besser schreiben als sprechen.

Kulturelle Differenzen

In der Zeit der Globalisierung, in der die Informations- und Kommunikationstechnik ständig verbessert wird, scheinen kulturelle Differenzen bei der länderübergreifenden Zusammenarbeit immer mehr zu verblassen. Es wäre jedoch falsch, zu behaupten, sie seien nicht mehr existent.

Allgemein besteht die Annahme, dass kulturelle Differenzen verblassen, je näher zwei Länder aneinander liegen. Dies stimmt jedoch nicht unbedingt. Zwar sind die EU Mitgliedstaaten alle auf ähnlichen Standards, doch alleine durch verschiedene politische Strukturen können Unterschiede in den Mentalitäten auftreten. Diese können sowohl in der Vergangenheit als auch in der Gegenwart eines Landes liegen. Dadurch ist es möglich, dass kulturelle Differenzen von Nearshoring Ländern genauso ins Gewicht fallen wie die von Offshoreländern.

In Offshoreländern können Sie generell immer von großen kulturellen Differenzen ausgehen, die Sie durch gründliche Organisation und Kommunikation regulieren sollten.

Beachten Sie grundsätzlich, dass Sie mit Menschen zusammenarbeiten, die möglicherweise anderen Werten und Normen folgen als Sie selbst. Nehmen Sie sich daher Zeit, diese Werte kennenzulernen, um eine reibungslose Zusammenarbeit zu garantieren.

Verfügbarkeit von Fachpersonal

Länder wie Indien und China locken nicht nur mit günstigen Lohnkosten zum Outsourcing, sondern auch qualitativ mit erfahrenem Fachpersonal. In Indien graduieren jedes Jahr knapp 200.000 IT-Studenten. Wenn Sie das Outsourcen in der Webentwicklung wagen, können einige davon Ihnen schon bald mit professioneller Unterstützung unter die Arme greifen!

Optimal outsourcen – mit WPscaling

Mit WPscaling müssen Sie sich um die Risiken des Outsourcens keine Gedanken mehr machen. Wir agieren als Ihr unsichtbares Backoffice – erfahren und spezialisiert auf WordPress – sodass Sie Ihre Entwicklungsprozesse erfolgreich optimieren können. Dabei sorgen wir für eine reibungslose Zusammenarbeit, indem wir jedem Projekt einen Projektmanager zuweisen, sodass immer ein Ansprechpartner für Sie bereitsteht.

Wir sind ein in Deutschland ansässiges Unternehmen, das nach deutschen Standards arbeitet und deswegen Ihre Anliegen verstehen und umsetzen können. Mit uns brauchen Sie kein kompliziertes Fachwissen über das Codieren von Websites und können sich ganz auf ihre Gestaltung konzentrieren.

Konzentrieren Sie sich nicht länger auf Programmierung, Bugfixing und Co. – das können wir für Sie übernehmen! Damit können Sie sich folglich auf die Gestaltung von Webseiten konzentrieren, mehr Projekte annehmen und Ihren Umsatz nachhaltig steigern!

Warten Sie nicht länger – nutzen Sie jetzt Ihre Gelegenheit, sich Zeit, Geld und Nerven zu sparen und starten Sie noch heute Ihr erstes Projekt mit uns!